Opodatkowanie ekwiwalentu za odzież służbową

Noszenia munduru wymaga zawód m.in. kolejarza czy strażnika miejskiego. Jednak ulga podatkowa odnosi się do szerszej grupy pracowników. Przy zaliczeniu danego stroju do kosztów uzyskania przychodu najważniejszy jest jego wygląd oraz wartość. Zatem jak można opodatkować ekwiwalent za odzież służbową?

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 10 na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z podatku zwolniona jest wartość ubioru służbowego bądź ekwiwalentu za tego rodzaju ubiór pod warunkiem, iż jego używanie należy do obowiązków danego pracownika.

Według definicji podanej przez organy podatkowe odzież służbowa to specjalna odzież, która jest noszona wyłącznie w związku z wykonywaną pracą. Charakter tego rodzaju ubioru (w tym m.in. munduru, odzieży roboczej jak np. kombinezonu czy fartucha, odzieży reprezentacyjnej kojarzącą się z daną firmą poprzez dobrane kolory bądź logo czy odpowiedni krój) powinien uniemożliwiać wykorzystywanie go do celów osobistych.

Odzież służbową, w zależności od warunków korzystania z odpisów podatkowych oraz od rodzaju stroju, dzieli się na odzież:

• firmową (opodatkowania ekwiwalentu za tego rodzaju odzież służbową nie zakwestionuje żaden urząd skarbowy, pod warunkiem, iż dany strój firmowy nie będzie posiadał „rozpoznawalnych cech firmowych”, czyli cech identyfikujących go z firmą – nadruki z logo, firmowe barwy),
• reprezentacyjną (jak mówią przepisy prawne: za koszt uzyskania przychodu nie można uznać wydatków na reprezentację),
• roboczą bądź ochronną (zapewnia ją pracodawca na podstawie przepisów zawartych w Kodeksie Pracy albo przepisów o bezpieczeństwie oraz higienie pracy; jest ona wolna od podatku, dlatego też jeśli pracownik zakupi ją na własny koszt, będzie on mógł ubiegać się o zwrot poniesionych kosztów)

Uwagi dotyczące opodatkowania ekwiwalentu za uniform służbowy

Jeśli pracownik na danym stanowisku posiada obowiązek noszenia jakiegoś rodzaju munduru czy uniformu, to powinien on otrzymać go od pracodawcy lub otrzymać ekwiwalent na jego zakup. Należy jednak pamiętać o tym, że tego rodzaju ekwiwalent musi odnosić się do rzeczywistych kosztów zakupu uniformu. W przypadku, gdy będzie on większy, to nadwyżka będzie podlegać opodatkowaniu. Wypłacane ekwiwalenty pieniężne za używanie odzieży służbowej stanowią zwolniony z opodatkowania oraz składek ZUS przychód pracownika.

W przypadku kiedy pracownik otrzymuje ekwiwalent za odzież, a jego pracodawca zgodnie z przepisami dotyczącymi danego stanowiska nie musi zapewnić mu ubioru roboczego, to ekwiwalent za tego rodzaju odzież jest opodatkowany jako dochód z pracy.