Dokumentacja księgowa firmy – zasady jej sporządzania i archiwizacji

Każda firma ma obowiązek przechowywać przez określony okres szereg dokumentów, dotyczących jej działalności. Może to być od 5 do nawet 50 lat w zależności od rodzaju dokumentu. Dokumentację firmową można podzielić na 3 grupy, do których zalicza się:

• dokumenty podatkowe,
• dokumenty ZUS,
• dokumenty pracownicze.

Przepisy w kwestii przechowywania dokumentów zawarte są w ustawie o rachunkowości oraz w art. 86 Ordynacji podatkowej. Okres archiwizacji liczony jest od 31 grudnia roku, w którym kończy się termin płatności podatku.

Dokumentacją podatkową nazywa się wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, pisma i księgi podatkowe oraz wszelkie dokumenty, jakie powstają przy ich tworzeniu. Ponadto przechowywać należy kopie wystawionych rachunków. Takie same reguły obowiązują wobec podatników podatku VAT. Niedostosowanie się do tych przepisów bądź nieodpowiednie archiwizowanie dokumentów grozi karą grzywny, która może wynieść nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. O odpowiedzialności karnej mówi art. 83 Kodeksu karnego skarbowego.

Mniej konkretne są przepisy wobec przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych. W tym przypadku pisma podzielone są na trzy typy i każdy ma inny okres przechowywania. Wyróżnia się bowiem dokumenty zgłoszeniowe, rozliczeniowe i płatnicze. Pierwszy rodzaj dotyczy dokumentów ZUS ZFA lub ZUS ZPA. Nie ma jednak jednoznacznie określonego okresu, przez który należy je archiwizować. Najlepiej jednak, kiedy płatnik przechowuje te dokument przez cały okres swojej działalności, gdyż potwierdzają one jego uprawnienie do rozliczania składek pracowników. Tego typu dokumentów zażądać może np. inspektor kontroli ZUS.

Natomiast dokumenty rozliczeniowe, które przekazywane są do ZUS, powinny być przechowywane przez minimum 10 lat. Chodzi o wszelkie deklaracje rozliczeniowe, comiesięczne imienne raporty oraz pisma korygujące, które trafiły do ZUS. Archiwizacja dotyczy zarówno formy papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku dokumentów płatniczych, będących dowodem opłacenia składek oraz terminowości płatności należy przechowywać do momentu przedawnienia zobowiązań podatkowych bądź decyzji ZUS co do uprawnień emerytalnych. Dokumentację pracowniczą związaną z zatrudnieniem i wynagrodzeniem archiwizować trzeba przez 50 lat od czasu zakończona pracy pracownika w danej firmie.

Miejscem do przechowywania dokumentacji księgowej musi być specjalnie pomieszczenie w siedzibie przedsiębiorstwa. Pisma powinny być odpowiednio posegregowane i zabezpieczone. Możliwe jest również archiwizowanie elektroniczne. Znacznie wygodniejsze od tradycyjnego. Komputer do przechowywania danych musi być jednak bardzo silnie zabezpieczony przez utratą zapisanych na nim informacji. W tym celu wykorzystuje się licencjonowane programy rachunkowe. Warunkiem jest też podłączenie urządzeń umożliwiających wdrukowanie dokumentów.